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Word排版应用之设置样式(图)  

2009-02-25 09:38:32|  分类: office使用 |  标签: |举报 |字号 订阅

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http://tech.tom.com  2002年06月20日13时41分来源:赛迪网周进

在书籍制作中,书籍中的许多文档对象都必须使用相同的字体、段落、边框等格式进行统一设置,如文章标题、章节标题、正文内容等。如果你采用手工格式化操作的方式来对书籍中这些繁杂而又相同的文档对象进行重复操作的话,不仅非常麻烦,而且还很容易出错,导致文档对象格式的不一致。好在Word 2000为我们提供了一种便利的操作方式,即利用“样式”对这些相同的文档对象进行统一设置,以后就可以在书籍文档中反复应用所设置的样式,从而极大地提高书籍文档的编辑排版效率。在Word 2000中,所谓样式就是应用于文本的一系列字符格式和段落格式的组合体,利用它可以快速改变文本的外观。当需要在文档中应用样式时,只需执行一步操作就可应用一系列的格式化工作。

设置标题样式

在书籍制作中,标题的作用是相当重要的。读者通过醒目的标题文字可以很方便地了解文章内容的重点所在,标题更重要的作用还在于它是建立书籍目录和索引的依据,是整个书籍制作的核心所在。

Word 2000中用户除了可以使用系统内置的标题样式外,还可以非常方便地定制符合自己使用要求的标题样式。在此次制作书籍工作中,我们需要定制三种不同类型的标题样式,即书籍标题1(章标题)、文章标题2(节标题)和文章标题3(小节标题)。

1.1.1 设置书籍标题1(章标题)样式

选择“格式”菜单中的“样式”命令,打开“样式”对话框。单击“新建”按钮,打开“新建样式”对话框。如图9所示。

Word排版应用之设置样式(图) - 清水 - 点点滴滴

首先在“名称”框中键入文章标题样式名称“书籍标题1”,接着在“基准样式”下拉列表框中选择“正文”样式,在“后续段落样式”下拉列表框中选择“正文(首行缩进2字)”样式。

单击“格式”按钮,从弹出的菜单中选择“字体”命令,打开“字体”对话框。如图10所示。

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单击“字体”选项卡,将文章标题字体设置为“黑体”、“常规”、“小二号”,单击“确定”按钮返回“新建样式”对话框。

单击“格式”按钮,从弹出的菜单中选择“段落”命令,打开“段落”对话框。如图11所示。

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单击“缩进和间距”选项卡,在“间距”选项区中将“段前间距”和“段后间距”设为“2行”,“大纲级别”设为“1级”,“对齐方式”为“居中对齐”。

单击“换行和分页”选项卡,切换到“换行和分页”设置页面。如图12所示。

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将“孤行控制”选中,这样可以防止Word在页面顶端打印段落末行或者在页面底端打印段落首行。由于我们需要每一章内容与上一章内容不在同一页面中,这时可以将“段前分页”选项选中。这样当我们应用文章标题样式后,Word 2000就会自动在文章标题前加上一个分页符。

设置完成后单击“确定”按钮返回“新建样式”对话框。

在书籍中文章标题一般是以“第1章 文章标题”、“第2章 文章标题”……的形式有规律地使用。这时我们可以在标题样式中利用多级编号功能设置对标题进行自动编号,即在文档中应用文章标题样式后,自动在标题文字前添加“第一章”、“第二章”……等编号内容。这样既可以提高书籍编辑效率,又可以防止编号出现遗漏和差错,而且当调整标题结构后,标题编号可以自动变化。

书籍文章标题自动编号的具体设置方法是:单击“格式”按钮,从弹出的菜单中选择“编号”命令,打开“项目符号和编号”对话框。如图13所示。

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单击“多级符号”选项卡,先从多级符号样式框中选择一种样式,如“第一章 文章标题”样式,然后单击“自定义”按钮,打开“自定义多级符号列表”对话框。单击“高级”按钮展开高级设置选项。如图14所示。

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从“级别”列表框中选择“1”,从“编号样式”下拉列表框中选择“1,2,3,…”样式,“编号位置”设为“左对齐”,“对齐位置”为“0厘米”,标题文字缩进位置也设为“0厘米”,在“将级别链接到样式”框中单击下拉箭头,从下拉列表中选择链接到“书籍标题1”样式,在“编号之后”框中设置在文章编号后加“空格”,在“将变化应用于”下拉列表框中选择“整个列表”。这时在“预览”框中可以看到设置后的文章标题多级符号预览情况,如果对设置的效果满意的话,单击两次“确定”按钮返回至“新建样式”对话框。

在“新建样式”对话框中将“添至模板”复选框选中,以便将“书籍标题1”样式添至附于活动文档的模板,使样式可用于基于该模板新建的文档。如果没有选中此复选框,Word 就只将样式添至活动文档。

为了便于在今后的编辑操作中可以迅速应用“书籍标题1”样式,我们为“书籍标题1”样式指定一个快捷键,这样只要按下设定的快捷键就可以快速应用“书籍标题1”样式。

设置“书籍标题1”样式快捷键的方法是:单击“快捷键”按钮,打开“自定义键盘”对话框。如图15所示。

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此时光标在“请按新快捷键”框中闪烁,按下为“书籍标题1”样式设定的快捷键Alt+1,接着单击“指定”按钮,将Alt+1快捷键指定到“书籍标题1”样式。单击“关闭”按钮返回“新建样式”对话框。

所有的设置结束后,单击“确定”按钮返回“样式”对话框,单击“关闭”按钮将“样式”对话框关闭。这时就完成了对“书籍标题1”样式的设置工作。

1.1.2 设置书籍标题2(节标题)样式

“书籍标题2”样式的设置方法与“书籍标题1”样式的设置方法基本相同,只是在具体的格式和参数设置方面有所不同。“书籍标题2”的具体格式和参数如下所示:

标题字体:      宋体  标题字号:      小3号常规  缩进方式:      无缩进  段前间距:      1行  段后间距:      1行  段落行距:      单倍行距  大纲级别:      2级  对齐方式:      左对齐  基准样式:      正文  后续段落样式:    正文(首行缩进两字)  指定快捷键:     Alt+2

在书籍中节标题一般是以“1.1 节标题”、“1.2 节标题”……“2.1 节标题”、“2.2 节标题”……即“章标题编号+分隔符+节标题编号”的形式有规律地使用,这时我们也可以很方便地在标题样式中利用多级符号功能设置对节标题进行自动编号。

在“新建样式”对话框中单击“格式”按钮,从弹出的菜单中选择“编号”命令,打开“项目符号和编号”对话框。单击“多级符号”选项卡,从多级符号样式框中选择一种样式,单击“自定义”按钮,打开“自定义多级符号列表”对话框。单击“高级”按钮展开高级设置选项。

从多级符号级别列表框中选择级别“2”,“编号样式”选择“1,2,3,…”样式,“编号格式”为“1.1”格式。

“编号位置”设为“左对齐”,“对齐位置”为“0厘米”,标题文字缩进位置也设为“0厘米”。

在“将级别链接到样式”下拉列表中选择链接到“书籍标题2”样式;在“编号之后”框中设置在文章编号后加“空格”;将“在其后重新编号”复选框选中,然后单击此复选框右侧的下拉箭头,从下拉列表中选择“级别1”,让节标题在遇到一个“级别1”的列表项后重新编号(即在新的一章中重新编号),最后在“将变化应用于”下拉框中选择“整个列表”。设置完成后单击“确定”按钮保存设置。如图16所示。

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1.1.3 设置书籍标题3(小节标题)样式

采用与“书籍标题1”和“书籍标题2”样式相同的设置方法完成对“书籍标题3”样式的设置工作。“书籍标题3”的具体格式和参数如下所示:

标题字体:      宋体  标题字号:      小4号常规  缩进方式:      无缩进  段前间距:      1行  段后间距:      1行  段落行距:      单倍行距  大纲级别:      3级  对齐方式:      左对齐  基准样式:      正文  后续段落样式:    正文(首行缩进两字)  指定快捷键:      Alt+3

在“书籍标题3”样式中我们也采用多级符号列表功能对小节标题进行自动编号,使之得到“1.1.1 小节标题”、“1.1.2 小节标题”的自动编号效果。

设置小节标题编号的具体操作方法如下:

在“自定义多级符号列表”对话框。书籍标题3的多级符号级别为“3”,“编号样式”选择“1,2,3,…”样式,“编号格式”为“1.1.1”格式。

“编号位置”设为“左对齐”,“对齐位置”为“0厘米”,标题文字缩进位置也设为“0厘米”。

在“将级别链接到样式”下拉列表中选择链接到“书籍标题3”样式,在“编号之后”框中设置在文章编号后加“空格”;将“在其后重新编号”复选框选中,然后单击此复选框右侧的下拉箭头,从下拉列表中选择“级别2”,让小节标题在遇到一个“级别2”的列表项后重新编号,即在新的节标题后重新编号;最后在“将变化应用于”下拉列表框中选择“整个列表”。设置完成后单击“确定”按钮保存设置。如图17所示。

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其他样式设置

书籍制作中,我们除了可以对文章标题设置样式外,还可以对其他需要重复使用统一格式的文档对象进行样式设置,从而达到提高工作效率的目的。

1.1.4 设置正文样式

书籍中正文一般采用宋体5号字进行编排,而且在正文的首行必须缩进两个汉字位置。由于在Word 2000的内置样式中正好有这样一种样式符合我们的使用要求,这种正文样式的名称是“正文(首行缩进两字)”,因此我们就不用再新建正文样式,只要在进行正文编辑操作时或在其他的样式段落设置中,直接套用这一正文样式即可。

1.1.5 设置提示样式

在书籍中常常看到在文章中对一些关键的内容或操作技巧用与正文文字不同的字体进行说明。为便于操作我们也可将提示设置为样式。如图18所示。

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提示样式的设置方法与上面介绍的标题样式设置方法类似。提示样式的具体格式和参数如下所示:

标题字体:      楷体  标题字号:      5号常规  缩进方式:      左缩进2字符进  段前间距:      0.5行  段后间距:      0.5行  段落行距:      单倍行距  大纲级别:      正文级别  对齐方式:      左对齐  基准样式:      正文  后续段落样式:    正文(首行缩进两字)  特殊格式:      悬挂缩进2字符

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